Per ottimizzare l'organizzazione della “Processione della Madonna Addolorata accompagnata dalle fracchie”, è stato costituito ai sensi dell’art. 39 e seguenti del Codice Civile un “Comitato permanente” formato da 3 rappresentanti dell’Amministrazione Comunale, 2 della maggioranza e 1 della minoranza; 2 maestri fracchisti e 1 maestro artistico. Dal mese di ottobre in poi il Presidente convoca più volte il Comitato per redigere il programma di massima e il preventivo di spesa per lo svolgimento della processione della Madonna Addolorata accompagnata dalle fracchie.

L’ Amministrazione Comunale, preso atto del programma di massima redatto dal Comitato, delibera l’ammontare della legna da mettere a disposizione dei cittadini per le fracchie e dispone le risorse economiche da elargire al Comitato per la realizzazione del programma predisposto. Inoltre, sentito il parere delle competenti Autorità Ecclesiastiche e del Comando di Polizia Municipale, indica il percorso della processione; stabilisce il numero delle fracchie partecipanti alla processione e il loro peso che non deve superare i limiti disposti dal regolamento, pena l'esclusione dalla partecipazione alla stessa; indica le caratteristiche strutturali delle fracchie al fine di una migliore trasportabilitá e maggiore sicurezza per i fedeli; indica regole di comportamento consono, al tipo di manifestazione, da tenersi non solo durante la processione, ma anche durante la fase di costruzione della fracchia, con l'obbligo di partecipare a due incontri di formazione su dette norme. L' Amministrazione Comunale, nella persona del Sindaco, accoglie le personalitá che per questa occasione fanno visita al nostro paese.